PRÁCTICAS COMUNICATIVAS EN ORGANIZACIONES

PRÁCTICAS COMUNICATIVAS EN ORGANIZACIONES

DESARROLLO DEL TEMA

PRÁCTICAS COMUNICATIVAS EN ORGANIZACIONES

Para ser revisada la Segunda Semana de Noviembre.
1. INTRODUCCIÓN.

La organización se concibe como una unidad funcional y estructural que existe en el nivel microsocial, la cual enfatiza una acción deliberada y racional de los individuos para unirse en grupos organizados. Como todos los sistemas sociales, las organizaciones se originan a partir de condiciones que crean demandas o necesidades a nivel individual, grupal o institucional.

Las organizaciones se clasifican según el tipo de función: empresarial, comercial, educativa, pedagógica, gubernamental, administrativa, militar, publicitaria, cultural, social y de salud entre otras; donde las personas conviven e interactúan con otros individuos de acuerdo con los espacios y normas de la institución.

La comunicación es el sistema nervioso de dichas organizaciones, pues sin comunicación no es posible su funcionamiento. La comunicación hace posible que la gente se organice, defina sus objetivos, ejecute sus tareas, comparta sus ideas, tome decisiones, resuelva problemas y genere cambios. Al mismo tiempo, la comunicación hace posible que se cree un ambiente donde los individuos se sienten valorados como personas. Pero los sistemas y prácticas de comunicación de una organización, como pasa con todas las actividades humanas, son susceptibles de deterioro cuando no se tiene establecido un programa permanente de comunicación y prácticas comunicativas adecuadas.

A nuestro entender, se debe quitar al título del presente tema el concepto de “SOCIALES”, puesto que se aplica solamente a las ONGs o del tercer sector(1), que es el siguiente aprendizaje. 

2. GRUPOS DE AYUDA MUTUA (terapia comunicacional)

Un grupo de ayuda mutua o autoayuda es un conjunto de personas que tienen una situación de vida o problema común y se reúnen libremente para hablar y apoyarse. Es un lugar para aprender a comunicarse, a vivir mejor y lograr la tranquilidad. Aunque cada persona acude por y para sí misma, al compartir y trabajar con otros lo propio, se hace recurso útil y necesario para todos.  Existen distintos modelos, en México el deAlcohólicos Anónimos, conocido como de "12 pasos", es el que más se conoce. Ese modelo se aplica en grupos tales como Comedores Compulsivos Anónimos o Neuróticos Anónimos.

A) Los grupos de Ayuda Mutua tienen las siguientes características (2):

1. ANÓNIMOS	Todo asunto y detalle personal que se diga en el grupo y la identidad misma de quienes participan serán protegidos.
2. AUTOGESTIVOS	Cualquiera tendrá en algún momento la responsabilidad de moderar una reunión; servir el café; o llevar las cuentas.
3. RESPETO Y RESPONSABILIDAD	Primero se aprende a escuchar. Luego, gradualmente, se hace posible hablar con respeto por otros y responsabilidad por la propia palabra.
4. AUTOFINANCIAMIENTO	Mediante aportaciones voluntarias, los propios participantes de cada grupo cubren sus costos de operación.

B) Los grupos de Ayuda Mutua tienen las siguientes prácticas comunicativas (3):

a) LA PALABRA AL CENTRO	Es necesario poder hablar y escuchar. Cuando todos se escuchan y participan, se genera un proceso de ayuda mutua.
b) SE JUEGA EN LA PALABRA	Todos participen en el momento y forma que corresponde y se diviertan. Es esencial poner todos en juego su palabra. Se tienen muy claras las formas de dar y recibir la palabra.
c) LA PALABRA ES UNA PELOTA	La dinámica es que “la palabra es una pelota” (atrapa la palabra): La recibo y digo mi nombre Sólo hablo cuando la tengo Yo decido a quien se la paso No se vale arrebatar Termino de usarla, aviso y la paso.
d) RONDA DE PARTICIPACIONES	Es un mecanismo para presentarse todos o ir entrando en un tema y para el cierre, ofreciendo cada quien una conclusión: ¿Qué aprendí en la junta? ¿Cómo me siento y como me voy? ¿Qué me llevo de la junta?
e) LA TRIBUNA	Se reserva un lugar desde donde hablar y el resto del grupo sentado como en un teatro. Quien toma la palabra es el centro de atención.
f) ESCUCHA INDIVIDUAL	Se establecen sistemas especiales para que un participante sea escuchado por otro, pues el participante de reciente ingreso suele tener dificultad para expresarse ante el grupo entero.
g) ESCRITURA	Puede ser desde un detalle de la forma en que inició para uno la situación de vida que al grupo lo trajo, hasta un diario del proceso en el mismo e incluso una extensa narración de la propia vida.

  

3. GRUPOS INSTITUCIONALES (comunicación organizacional).

Con respecto al trabajo grupal institucional, la mayoría de las personas optan por interactuar cooperativamente. Psicológicamente el grupo de referencia para la mayoría de la gente es el trabajo, incluyendo a los compañeros y por su puesto al jefe o superiores. Para que un grupo institucional logre optimizar su efectividad es necesario que todos sus integrantes se ayuden entre sí con una dirección de efectividad y compañerismo, puesto que la cabeza visible no puede cumplir con todas las funciones a cabalidad.

La comunicación organizacional o institucional se entiende como un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, entre la organización y su medio; o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que ésta última cumpla mejor y más rápido los objetivos. Por tal motivo, la comunicación de los grupos institucionales se mira en dos perspectivas:

• Comunicación interna.
• Comunicación externa.

a). Comunicación interna (1).

Son actividades comunicativas que se realizan dentro de un grupo institucional u organización para mantener las buenas relaciones entre sus miembros.

Para su análisis dicha comunicación se debe contemplar en:

• Descendente: Es utilizada para emitir mensajes desde la parte directiva o superior hasta los empleados, tiene como objetivo indicar instrucciones claras y específicas del trabajo que se debe realizar.
• Ascendente: Es cuando los trabajadores de una organización se comunican con los directivos o superiores, especialmente lo que acontece en los sitios de trabajo.
• Horizontal: Es la que se desarrolla entre personas del mismo nivel jerárquico. La mayoría de estos mensajes tienen como objetivo la integración y la coordinación del personal de un mismo nivel.
• Formal: aquella cuyo contenido está referido a aspectos laborales. En general, utiliza la escritura como medio. La velocidad es lenta debido a que tiene que cumplir todas las normas burocráticas.
• Informal: es aquel tipo de comunicación cuyo contenido, a pesar de ser de aspectos laborales, utiliza canales no oficiales (reunión alrededor del botellón de agua, encuentros en los pasillos, etc.). Es más veloz que la formal.
• Rumores: es la comunicación informal que no respeta canales y se difunde rápidamente.

Los medios de comunicación interna son:

• Reuniones: Se puede definir como una comunicación directa, donde intervienen más de dos personas; las reuniones son dirigidas por alguno de los integrantes de la organización, donde se retroalimentan, se transfiere información de interés general y lo más importante se toman decisiones que tiene por objeto llegar a un acuerdo común para el beneficio de la organización.
• Cuadernillo de Bienvenida: Algunas organizaciones diseñan este material que tentativamente puede incluir: una síntesis histórica, las normas internas, su organigrama, sus integrantes, etc.
• Carta: Es el medio más usado dentro de la organización para las personas, grupos o equipos, en la cual se comunica a través de este medio alguna cosa o instrucción de interés personal o grupal.

• Memorando: Es el medio más usado, que lleva como objetivo recordar mensajes o información con referencia a instrucciones internas que los empleados deben realizar dentro de la organización.
• Folletos: Sencillos y prácticos trípticos para el personal en el contexto de campañas de concientización.
• Tablero de avisos o carteleras: Es un lugar donde se suele fijar o pegar información sobre actividades de motivación o mensajes de interés general para los empleados y directivos, se debe tener en cuenta su correcta ubicación.
• Buzón de Comunicaciones: Permiten que todos los integrantes de la organización se expresen con libertad y puedan hacer conocer a los niveles superiores de la organización su problema o sugerencia.
• Revista o gaceta: Comunicación en la cual se propicia la participación activa de todas las actividades, en aras de contribuir al fomento de la información institucional y de acontecimientos afines al grupo u organización.
• Cartel: Es un medio de comunicación donde se maneja información especializada sobre un tema de interés para los miembros de la organización.
• Circuito cerrado de televisión y radio: Medios de comunicación que tiene como fin lograr una buena influencia y ofrecer grandes posibilidades de retroalimentación.
• Intranet: Intranet: es una red interna. Presenta la ventaja de ser un medio rápido e instantáneo. Sólo se necesita colocar las computadoras en red en la misma institución. Solamente se puede ingresar por medio de una clave personal que la institución asigna a sus miembros.
• Etc.

b). Comunicación externa (2).

Son todas aquellas comunicaciones que están dirigidas a sus públicos externos al grupo, organización o institución, con el fin de mantener o perfeccionar las relaciones públicas y así proyectar mejor su imagen al público receptor de los artículos o servicios que ofrece.

Los medios de comunicación externos son:

• Eventos especiales: Patrocinio de eventos organizados directamente o por otros, asegurándose de que el evento tiene una imagen compatible con la que la empresa quiere transmitir.
• Relaciones públicas: Son las diferentes actividades y programas de comunicación que se crean para sostener las buenas relaciones con los diferentes públicos con los que se tiene relación.
• Publicidad institucional: Se considera como una herramienta de las relaciones públicas; ya que evoca en el público una imagen favorable de la organización.
• Publicidad comercial: Son los diferentes mensajes emitidos a través de los distintos medios masivos de comunicación que tienen como objetivo incrementar la venta de los productos o servicios de la organización.
• Periódico: Son los comunicados y ruedas de prensa, pero se requiere elegir con acierto los destinatarios, establecer una red de relaciones personalizadas, distinguiendo entre medios generalizados y especializados y graduando su frecuencia para suscitar interés.
• Revista: Se propicia la participación activa en todas las actividades, en aras de contribuir al fomento de la información institucional y de acontecimientos afines al grupo u organización.
• Página web institucional. Abierta para todo público interesado en los artículos, servicios e información de la institución, también se puede prever un área restringida sólo para los integrantes de la institución.